easybill, das Online-Tool zur Erstellung und Verwaltung von Rechnungen, importiert ab sofort mit mite erfasste Arbeitszeiten. Mit wenigen Klicks lassen sich eure Zeiten dort zu ordentlichen Rechnungen weiterverarbeiten.

Aus insgesamt fünf deutschsprachige Rechnungs-Services könnt ihr nun die für euch perfekt passende Ergänzung zu mite auswählen: sucht ihr nach einer webbasierten Variante, stehen neben easybill auch Billomat und SalesKing zur Auswahl parat. Möchtet ihr einen Dienst auf dem eigenen Server installieren, werdet ihr bei g*Sales fündig und soll es eine Anwendung für den Mac-Desktop sein, heißt euch GrandTotal willkommen.

Funktionsumfang der Verknüpfung

In easybill lassen sich mit mite erfasste Arbeitszeiten sehr flexibel übernehmen: sämtliche aus unserem Listenreport bekannten Filter- und Gruppierungsoptionen stehen auch dort parat. Ob man nur einzelne oder alle Zeiten eines spezifischen Projekts abrechnen möchte, ob nach Leistung oder nach Monat gruppiert – all dies und mehr ermöglicht euch die Importoption.

Zeitliche Posten aus mite können in easybill-Rechnungen selbstverständlich durch weitere Dienstleistungs- oder Warenposten ergänzt werden. Nun noch die üblichen Rechnungsangaben wie den Empfänger ergänzen – fertig.

Verknüpfung einrichten

Die Verknüpfung von easybill mit mite wurde über unsere offene Datenschnittstelle, die mite.api, realisiert. Damit die zwei Tools miteinander sprechen können, muss daher zuallererst der Zugriff über die mite.api für deinen Benutzer aktiviert werden.

Rufe hierfür bitte dein mite auf:

1. Klicke auf deinen eigenen Benutzernamen rechts oben.
2. Aktiviere dort die entsprechende Checkbox im Abschnitt »mite.api«.
3. Klicke auf »API-Schlüssel anzeigen« und kopiere die daraufhin angezeigte Kombination aus Zahlen und Buchstaben.
4. Übernehme die Änderung per Klick auf den orangefarbenen »Sichern«-Button ganz unten auf der Seite.

Wechsle nun zu easybill:

1. Steuere dort den Menüpunkt »Meine Firma => Mitarbeiter« an.
2. Klicke auf deinen Benutzernamen und dann auf »Bearbeiten«.
3. Rufe bitte in der Seitenleiste des daraufhin angezeigten Fensters den Abschnitt »mite-Zeiterfassung« auf.
4. Gib dort deine persönliche mite.domain und deinen API-Schlüssel an und klicke auf »Speichern«.

Geschafft! easybill kann ab sofort mit deinem mite kommunizieren und Zeiten jederzeit importieren.

Merci, easybill

Die Anbindungen an mite wurde von dem Team hinter easybill in Eigeninitiative entwickelt. Unser herzliches Dankeschön an Philipp Gesell und Ronny Keyser für ihr Engagement!

Julia in Neue Features, Add-ons

Für die mobilen Browser von iPhones, Android-Smartphones und dem Palm Pre steht sie schon länger parat, die für kleine Displays optimierte Version von mite. Heute starten wir diese mobile Version nun endlich auch für BlackBerrys, die auf dem neuen Betriebssystem BlackBerry 6 laufen.

Aktuell sind dies die drei folgenden Smartphones:

• BlackBerry Torch 9800
• BlackBerry Bold 9780
• BlackBerry Style 9670

Um die mobile Version auf deinem BlackBerry einzusetzen, steuere bitte einfach deine gewohnte Login-Adresse über den Browser deines Smartphones an – eine extra App muss nicht installiert werden. mite erkennt deinen BlackBerry automatisch und serviert dir die Zeiterfassung in schlankerer Darstellung. In der mobilen Version können Zeiten manuell eingegeben oder gestoppt, bearbeitet, gelöscht oder auf ein anderes Datum verschoben werden.

Bitte beachtet: Die mobile Version für BlackBerry ist eine sogenannte Beta, eine erste Testversion. Kleinere Fehler können wir noch nicht ausschließen. Bitte meldet euch daher bei uns mit möglichst detaillierter Beschreibung, sollte etwas auf eurem BlackBerry noch nicht ganz rund laufen! Wir werden die Version so fix als möglich feinschleifen.

Julia in Neue Features

Automatisierte oder händische Weiterleitungen unserer Rechnungsmails an die Buchhaltung gehören ab sofort der Vergangenheit an: Direkt in deinem mite.account kannst du nun auch eine alternative E-Mail-Adresse hinterlegen, an die unsere Rechnungen gehen sollen. Wird keine alternative Adresse angegeben, werden Rechnungen wie bisher an den Besitzer des Accounts verschickt.

Die frische Option findet sich unter dem Menüpunkt »Account => Zahlungen«. Als Besitzer des Accounts kannst du die Rechnungs-E-Mail-Adresse dort unter dem Unterabschnitt »Rechnungsanschrift« anpassen.

Auch wenn es nur wenige Sekunden waren, die euch eine Weiterleitung bis dato kostete, so sind es doch Sekunden und Nerven, die wir euch sparen können – und folglich sollten. Zahlreich habt ihr euch mit diesem Wunsch bei uns gemeldet; Unseren herzlichen Dank dafür, solch Feedback ist wirklich hilfreich für uns. Auf ein nun einfacher verwaltbares mite!

Julia in Neue Features

Update 6:17 Uhr: Die Wartungsarbeiten wurden soeben erfolgreich abgeschlossen, mite ist nun wieder erreichbar. Unseren herzlichen Dank für eure so große Geduld! Bitte meldet euch bei uns, falls euch diese Wartung über das akzeptable Maß hinaus belästigt haben sollte; die deutliche Verzögerung tut uns wirklich leid.

Update 3:02 Uhr: Die Wartungsarbeiten nehmen wider Erwarten noch etwas länger in Anspruch. Unser Pardon für diese Verzögerung!

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In der Nacht von Freitag, den 26. November auf Samstag, den 27. November wird mite zwischen 1:00 und ~2:00 Uhr mitteleuropäischer Zeit aufgrund von Wartungsarbeiten an unseren Servern nicht verfügbar sein.

Im Rahmen der mehrwöchig vorbereiteten Wartungsarbeiten werden unsere Hauptserver innerhalb unseres Rechenzentrums auf eine eigens umgebaute Cage-Fläche mit ausfallsicherer Anbindung ziehen. Diese hardwareseitige Verbesserung ist eine der Konsequenzen, die wir in Zusammenarbeit mit unserem Hoster aus den Nicht-Erreichbarkeiten im Oktober gezogen haben, um künftig wieder ein stabileres mite gewährleisten zu können. Wir bitten um euer Verständnis!

Julia in Maschinenraum

Gelinde gesagt sind wir mit der momentanen Verfügbarkeit von mite unzufrieden. Offen gesagt brennt hier gerade die Hütte. Eine einstündige Nicht-Erreichbarkeit am Nachmittag des 15. Oktober, eine fünfzehnminütige in der Nacht des 19. und nun noch eine zweistündige in der vergangenen Nacht mussten wir verzeichnen – das ist definitiv nicht die Qualität, für die mite steht. Wir sind euch nicht nur eine weitere Entschuldigung schuldig, sondern eine Erklärung.

Was genau ist passiert?

Alle drei Ausfälle wurden durch Fehler der Hardware im Rechenzentrum verursacht, die Anwendung selbst lief tadellos. Störung 1 war unabhängig von Störung 2 und 3; Unglück und Pech kamen hier leider zusammen.

Am 15. Oktober fiel – trotz selbstverständlich redundant ausgelegter Stromversorgungskreise – die Elektrizität in unserem primären Rechenzentrum aus. Im Rahmen von Wartungsarbeiten war dort ein Umschalten zwischen den separaten Stromkreisen eingeplant, das aufgrund einer Kombination aus fehlerhafter Dokumentation einer Anlage und einer nicht perfekten Notfallplanung schiefging. Die Stromversorgung konnte binnen einer halben Stunde wiederhergestellt werden, danach brauchten die Systeme noch einige Minuten, um Daten zu überprüfen und korrekt wiederhochzufahren.

Die nächtlichen Ausfälle am 19. und am 21. Oktober gingen beide auf das Konto von Netzwerkswitches. Am 19. fiel einer dieser Switches aus und wurde binnen Minuten ersetzt, dieser Defekt konnte sehr fix behoben werden. In der gestrigen Nacht traten auf beiden Netzwerkswitches eines IBM Bladecenters gleichzeitig Störungen auf. Ein Tausch der Switches fruchtete nicht. Der Fehler konnte erst durch einen leider zeitintensiveren Umbau auf ein Ersatzblade behoben werden.

Welche Maßnahmen greifen, um solch Ausfälle künftig zu verhindern?

Zwei Anmerkungen vorneweg: Keine Hardware wird immer zu 100% funktionieren, nicht in unserem Rechenzentrum und nicht in anderen. Das ist leider schlicht Realität, wir werden dies nicht grundsätzlich ändern können. Höchste und übergeordnete Priorität hat für uns die Sicherstellung der Datensicherheit. Eure Daten sind heilig, diese dürfen zu keinem Zeitpunkt in Gefahr sein. Zur Gewährleistung dieser Richtlinie nehmen wir im Zweifelsfall auch einmal eine um einige Minuten längere Nicht-Erreichbarkeit in Kauf.

Wo wir in Zusammenarbeit mit Hoster und Rechenzentrum jedoch fraglos ansetzen können und ansetzen, ist erstens die Klärung von Störungen bis ins letzte Detail, um die jeweilige Wurzel eines Problems wirklich zu verstehen und künftig besser verhindern zu können und zweitens die Erhöhung der Ausfallsicherheit durch redundante Systeme, die im Notfall möglichst unterbrechungsfrei den Dienst übernehmen können.

Im konkreten Fall wurde nach der Störung vom 15. Oktober ein Umschaltmotor zwischen den Stromkreisen ausgetauscht. Darüberhinaus arbeiten Hoster, Rechenzentrum und Hersteller der Stromversorgungsanlagen an einer Klärung des abweichend dokumentierten Verhaltens der Anlagen zusammen. Die Einrichtung einer zusätzlichen Notfallstromversorgung wird diskutiert.

Die Störungen vom 19. und 21. Oktober im Bereich der Netzwerkswitches werden im Rahmen von Wartungsarbeiten angegangen werden, ein Umbau wird hier stattfinden. Voraussichtlich in der kommenden Woche werden wir hierzu weitere Informationen paratstellen.

Weitreichendere Maßnahmen wie den Aufbau redundanter Notfallserver in einem anderen Rechenzentrum überdenken wir aktuell.

Auf der Positivseite möchten wir anmerken, dass wir trotz der aktuell gehäuft auftretenden Störungen großes Vertrauen in unseren Hoster SysEleven haben, bei denen fünf Server von mite seit März ihr Zuhause haben. Überwachungssysteme schlugen jeweils binnen einer Minute zuverlässig an, binnen fünf Minuten waren Techniker vor Ort. Geschäftsführung und Technikleitung informierten uns stets persönlich, zeitnah, detailliert und transparent über Hintergründe und weitere Maßnahmen. Sie sind ebenfalls höchst unzufrieden und setzen alles daran, die Probleme stabil und langfristig in den Griff zu bekommen. Den Rest des Jahres wird alle Konzentration in eine Überprüfung, Optimierung und Absicherung des aktuellen Setups fließen, diese Arbeiten haben Vorrang vor neuen Funktionalitäten. Schlussendlich zeigt SysElevens Historie der letzten 10 Jahre, dass die aktuelle Situation auch auf ihrer Seite absolut nicht die Regel ist.

Verfügbarkeit von mite im Jahresschnitt 2010: 99,93%

Abschließend möchten wir die vergangenen Ausfälle in einen etwas größeren Kontext stellen. Die Störungen haben wir zum Anlass genommen, die Verfügbarkeit von mite im Jahresmittel zu anlysieren um euch eine bessere Einschätzung der Gesamtsituation zu ermöglichen.

mite war vom 1.1.2010 bis zum heutigen Tag aufgrund außerplanmäßiger Störungen insgesamt 295 Minuten nicht erreichbar. Dies entspricht einer Verfügbarkeit des Dienstes von 99,93%. Selbst bei Hinzuzählen planungsmäßiger Wartungsarbeiten war mite unterm Strich zu 99,89% verfügbar.

Die fehlenden Ziffern hinterm Komma sind zwar wenige, doch zehren sie an uns. Unser Anspruch ist ein höherer. Wir werden alles Sinnvolle daran setzen, die Verfügbarkeit weiter zu maximieren. Wir bitten um euer Vertrauen: Der Maschinenraum wird wieder geschmeidiger arbeiten. Solltet ihr weitere Informationen wünschen: bitte, jederzeit!

Julia in Maschinenraum

Update: Seit 01:17 ist mite wieder erreichbar. Unsere Entschuldigung noch einmal! Wir werden überaus genau recherchieren, was hier schieflief und uns darum kümmern, ein künftiges Auftreten zu verhindern, darauf könnt ihr zählen.

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Seit 23:18 mitteleuropäischer Sommerzeit ist mite aufgrund eines Hardwaredefekts leider erneut nicht erreichbar. Techniker arbeiten bereits an einer Behebung. Bitte werft für neueste Informationen einen Blick auf Twitter. Wir werden dort kontinuierlich über den aktuellen Fortgang der Arbeiten informieren. Unsere Entschuldigung!

Julia in Maschinenraum

Update (12:41 Uhr CEST): mite ist nun wieder verfügbar. Alle Daten sind selbstverständlich unversehrt, diese waren zu keinem Zeitpunkt in Gefahr. Unsere Entschuldigung noch einmal für diesen Ausfall. Wir hoffen, dass euch nicht allzu große Probleme dadurch entstanden sind!

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Seit 11:45 treten leider Stromversorgungsprobleme in unserem Rechenzentrum auf, die dazu führen, dass die mite.server nicht erreichbar sind. Das Rechenzentrum ist informiert und arbeitet mit komplettem Team an der Behebung des Problems.

Unsere Entschuldigung von Herzen für diese Störung! So etwas sollte fraglos nicht passieren. Bitte werft für aktuelle Informationen einen Blick auf Twitter. Wir werden dort kontinuierlich über den Fortgang der Störung informieren.

Julia in Maschinenraum

Die Listen unter den Menüpunkten »Reports => Zeiten« und »Reports => Projekte« lassen sich nun auch sortieren. Auf einfachem Wege können so beispielsweise die zeitaufwändigsten Leistungen, die umsatzstärksten Kunden oder diejenigen aktiven Projekte mit der höchsten Budgetauslastung im Auge behalten werden.

Der Listenreport aller Zeiten kann jeweils auf- oder absteigend nach Datum, Kunde, Projekt, Leistung, Benutzer, Bemerkung, Stunden oder Umsatz sortiert werden; die Liste aller Projektreports wiederum nach letzter Aktivität, Projekt, Kunde, Budgetauslastung, Stunden oder Umsatz.

Um eine der beiden Listen zu sortieren, klicke bitte einfach auf die gewünschte Spaltenüberschrift. Um die Sortierung umzukehren, klicke die Spaltenüberschrift einfach noch einmal.

Eine übersichtlichere und flexiblere Auswertung wünschen wir! Hoffentlich hilft euch dieser kleine – aber oft gewünschte – Feinschliff weiter.

Julia in Neue Features

Fixe Eingabe, prägnante Ausgabe – diese zwei Ziele hat mite sich auf die Fahne geschrieben. Nach den grundlegenden Updates der letzten Monate im Ausgabebereich war es einmal wieder an der Zeit, uns den Eingabebereich vorzuknöpfen. Et voilà: vier Aktualisierungen unter dem Menüpunkt »Zeit erfassen« möchten wir euch heute vorstellen. Wir hoffen, dass sie euch die Eingabe künftig komfortabler von der Hand gehen lassen!

Schnellerer Wechsel von Woche zu Woche

Gerade wenn an einem Montag einfällt, dass es für den vergangenen Freitag noch Zeiten nachzutragen gilt, war der bisher notwendige Weg über den aufzuklappenden Monatskalender ein etwas komplizierter.

Neu finden sich daher zwei kleine Pfeile links und rechts des Wochenkalenders, über die fixer in die vorherige beziehungsweise in die nachfolgende Woche gesprungen werden kann. Per Klick auf einen der Pfeile stellt mite direkt die vorhergehende bzw. nachfolgende Woche dar, mit einem weiteren Klick kann dann stante pede der gewünschte Tag ausgewählt werden.

Auf einen Blick: auf welche Tage wurden bereits Stunden erfasst, und wie viele?

Sowohl im Wochenkalender als auch im Monatskalender lassen sich nun Tage, auf die bereits Stunden erfasst wurden, einfacher von Tagen ohne Stunden unterscheiden. Tage mit Stunden werden ab sofort in einem etwas helleren Blau eingefärbt. Auf einen Blick lassen sich so etwaige Lücken ausmachen.

Fährt man mit der Maus über einen einzelnen Tag, zeigt mite darüberhinaus an, wie viele Stunden in der Summe auf diesen Tag erfasst wurden.

Breiteres Feld zur Stundeneingabe

Dem »Dauer«-Feld beim Erfassen eines neuen Zeiteintrags haben wir in der neuen Version etwas mehr Raum spendiert. Auch längere Eingaben wie Start- und Endzeiten oder Rechenoperationen wie Summen oder Produkte finden nun genügend Platz.

Hinter den Kulissen: Komplettumbau auf Ajax

Verflixt fix! So könnte man die Vorteile unseres Umbaus für Nicht-Techniker zusammenfassen. Eure Browser müssen nun bei jedem Wechsel von Tag zu Tag nicht mehr eine ganze neue Seite samt Menü und Seitenfuß laden, sondern nur noch den Bereich der Seite, in dem sich tatsächlich etwas geändert hat. Das spart Wartezeit.

Nebenbei ermöglicht dieser Umbau erstmalig einige kleine Feinschliffe, die bisher nicht möglich waren. Beim Sprung von einem Tag auf einen anderen kann das Formular zum Erstellen eines neuen Zeiteintrags weiterhin geöffnet und mit Daten gefüllt bleiben – was praktisch sein kann, wenn man denn einmal auf einem falschen Datum begonnen haben sollte, Daten einzutragen. Auch der Monatskalender kann nun trotz Datumswechsel geöffnet bleiben; möchte man einmal für einen gesamten Monat oder Tage in unterschiedlichen Wochen Zeiten nachtragen, spart diese Neuerung ebenfalls Zeit.

Merci!

Alle heute veröffentlichten Neuerungen wurden von zahlreichen Nutzern immer wieder an uns herangetragen. Unseren Dank hiermit noch einmal für euer kontinuierliches Feedback! Wirklich hilfreich sind solch aus der eigenen Nutzung geborene Verbesserungsvorschläge für uns; so wissen wir stets, wie mite immer noch ein kleines bisschen besser werden könnte. Auf guten Einsatz der neuen Feinschliffe & Erweiterungen, lasst uns wissen, wie ihr damit zurechtkommt!

Julia in Neue Features

Zum reinsten Sesamstraßen-Soundtrack mutierte Yolk in den vergangenen Wochen. Jeder zweite Satz startete mit einem Wer, Wie, Was, einem Warum oder einem Wusstest du eigentlich? Tendenziell genervt hätten wir wohl normalerweise auf diese Fragezeichenorgien reagiert und unsere Teamdiskussionen schleunigst auf ein anderes Niveau gehoben.

In diesen Wochen lag die Sache anders: es kribbelte im Bauch. Denn jede einzelne dieser Fragen war eine Reaktion auf Informationen, die die neue Startseite des Reportsbereichs aus den Daten unseres eigenen Accounts destilliert hatte.

Und genau dort wollen wir hin: mite soll euch nicht nur auf Nachfrage hin Daten anzeigen, sondern von sich aus informieren. mite soll euch ein besseres Verständnis eurer Arbeitszeiten ermöglichen und euch frühzeitig wichtige Fakten und Trends aufzeigen.

Das Wichtigste auf einen Blick

Die neuen Übersichtsreports beinhalten drei Bereiche:

1. Kennziffern:
   • Stunden heute
   • Stunden der aktuellen Woche
   • Stunden des aktuellen Monats
2. Die letzten 4 Wochen, die letzten 6 Monate oder das letzte Jahr:
   • Diagramm: Stunden nach Tag, Woche oder Monat
   • Diagramm: Stunden nach Leistung, Projekt oder Kunde
   • Trends: Vergleich der Daten mit dem vorhergehenden Zeitraum
3. Projekte mit sehr hoher oder überschrittener Budgetauslastung

Zeit versus Umsatz
Der Übersichtsreport lässt sich von einer zeitlichen Perspektive auf eine monetäre umschalten. So ihr denn Stundensätze in eurem mite hinterlegt und als Standard-Nutzer oder Administrator unterwegs seid, zeigt euch mite also beispielsweise nicht nur auf, für welchen Kunden ihr das Gros eurer Arbeitszeit investiert, sondern auch, mit welchem Kunden ihr das Gros eures Umsatzes generiert.

Meine Übersicht, Team-Übersicht, Übersicht von Teammitgliedern
Setzt ihr mite im Team ein, könnt ihr nicht nur eure persönliche Übersicht einsehen, sondern als Standard-Nutzer ebenfalls die Team-Übersicht sowie als Administrator darüber hinaus die Übersichten jedes einzelnen Teammitglieds.

Individualisierbarkeit
mite merkt sich jede eurer einmal getroffenen Einstellungen auf den Übersichtsreports. Wählt ihr beispielsweise aus, dass ihr die 6-Monats-Ansicht des Teams sehen möchtet, werdet ihr die Übersicht auch beim erneuten Aufruf der Seite auf eurem Browser genau so wieder vorfinden.

Mit Daten verknüpfte Informationen
Alle Elemente der neuen Übersichtsreports sind mit den dahinterstehenden Daten verlinkt. Möchtet ihr tiefer graben, was beispielsweise zu einem Ausschlag in einem Diagramm führte, sind die zugehörigen Zeiteinträge jeweils nur einen Klick entfernt.

Ein technisches Wort zu den Diagrammen
Von den alten Flash-Diagrammen haben wir uns auf den neuen Übersichtsreports vollständig verabschiedet. Alle Charts können nun auch ohne Flash-Plugin angezeigt. Das Schmankerl: auch ordentlich drucken lassen sich nun alle Charts.

…
Einen guten Einsatz der neuen Übersichtsreports wünschen wir, auf dass sie euch hilfreich im Arbeitsalltag zur Seite stehen! Auf euer Feedback freuen wir uns – wie stets.

Julia in Neue Features